Rozhodli jste se své podnikání posunout dál?
V tomto článku vám přehledně a srozumitelně vysvětlíme, co vše potřebujete pro provozování dispečinku taxislužby. Máme pro vás také praktické rady a tipy získané roky zkušeností provozu vlastního dispečinku.
Tento článek je součástí série článků zaměřené na začínající taxikáře a taxislužby. Cílem této série je poskytnout základní informace potřebné pro úspěšný začátek podnikání v tomto oboru.
Pokud jste začínající řidič a nevíte, co je potřeba pro poskytování taxislužby, máme pro vás článek Začínáme taxikařit – Řidič. Pokud máte zájem o podnikání v oboru taxislužby, jistě vás zaujme článek Začínáme taxikařit – Založení živnosti, pro všechny čtenáře pak může být zajímavý díl Začínáme taxikařit – Vozidlo taxislužby.
Dispečink taxislužby
Opět začneme definováním pojmu. Z pohledu zákona existuje tzv. Zprostředkovatel taxislužby – my ho v článku označujeme jako dispečink. Jeho definice je Osoba, která za úplatu zprostředkuje uzavření přepravní smlouvy mezi dopravcem a objednatelem přepravy, jejímž předmětem je poskytnutí taxislužby. V praxi se setkáváme s dvěma režimy, které se navíc dají kombinovat, a které se liší podle toho, jakým způsobem dispečink zajišťuje objednávky – elektronickou cestou nebo telefonickou.
Je nutné zmínit, že tato definice se týká pouze dispečinku který předává objednávky dalším řidičům – živnostníkům nebo firmám. Pokud jsou všichni vaši řidiči vaši zaměstnanci, nejste zprostředkovatel taxislužby, ale klasický poskytovatel taxislužby. V takovém případě se na vás nevztahují některé povinnosti, například administrativně náročná regulace DAC-7 u elektronických objednávek.
Telefonické objednávky
Jedná se o klasický model provozování dispečinku kdy jsou objednávky přijímány operátorem pomocí telefonu. U menších taxislužeb s pár vozidly, je také běžné, že objednávky přijímá služebně starší řidič který je následně předává dalším kolegům. Větší taxislužby mají naopak více operátorů, jejichž počet se mění podle očekávané poptávky v daný čas.
Pro provozování telefonického dispečinku budete potřebovat několik věcí. Nutné je samozřejmě mít telefon, není to ale jediný požadavek. Obecně je také vhodné mít objednávkový systém, ve kterém můžete vést evidenci objednávek a přes který můžete objednávky posílat řidičům. Otázkou na zvážení je pak, zda pronajímat vlastní kancelář, případně zda dispečink provozovat jako OSVČ a nebo založit společnost s.r.o. Všem těmto tématům se věnujeme dále v článku.
Elektronické objednávky
V posledních letech nabývají velké popularity elektronické objednávky pomocí objednávkových aplikací. Vývoj a provozování vlastní aplikace může být velmi nákladný, cenově dostupnou alternativou může být využití komerčně dostupné řešení. Jedním z příkladů takového řešení je naše aplikace Taxinity, kterou blíže představíme na konci článku.
Povinnosti se v tomto případě liší podle typu aplikace. Pokud chcete provozovat svou vlastní nezávislou aplikaci, je možné že se vás bude týkat evropská regulace DAC-7. Tato regulace nařizuje provozovatelům objednávkových aplikací jednou ročně hlásit tržby spolupracujících subjektů. DAC-7 se týká pouze elektronických objednávek, které pro vás vyřizuje jiný subjekt (například řidič OSVČ). Pokud tedy objednávky odbavují vaši zaměstnanci DAC-7 se vás netýká.
Pozor: Většina komerčně dostupných taxi aplikací pro dispečinky na tuto skrytou povinnost neupozorňuje, a v případě kontroly od finančního úřadu pak riskujete sankci.
Zřízení dispečinku
Forma podnikání
Prvním krokem je zvážit zda chcete dispečink provozovat jako OSVČ (živnostník) a nebo zda založit společnost typu s.r.o. V případě řidiče jsme doporučovali zůstat jako OSVČ, v případě dispečinku je situace složitější. Pokud jako OSVČ kromě provozu dispečinku také sami taxikaříte, riskujete překročení hranice obratu (2 000 000 Kč ročně) pro registraci plátce DPH – plátcovství je obecně v taxislužbě nevýhodné. V takovém případě může být vhodné provoz dispečinku oddělit do nové společnosti. Další výhodou je také snažší možnost budoucího převodu nebo prodeje, pokud se rozhodnete podnikání ukončit. Obecně platí že OSVČ je vhodné zejména u velmi malých dispečinků (jednotky řidičů), které jsou provozovány např. jen sezónně nebo o víkendech. U větších dispečinků už je vhodné zvážit založení společnosti. Náklady se v takovém případě liší, nicméně pohybují se zhruba okolo deseti tisíc korun.
Pokud se rozhodnete provozovat dispečink jako OSVČ a vaše podnikání se rozroste, je možné jej následně relativně jednoduše oddělit do společnosti s.r.o. – v opačném směru je to již složitější.
Kancelář a firemní prostory
Častou chybou začínajících dispečinků je „upsání se“ drahému nájmu například kanceláře. V praxi v dnešní době kancelář u malé taxislužby nepotřebujete – jde o vyhozené tisíce korun měsíčně. Základní administrativu zvládnete pohodlně z domova. V případě, že máte dispečery, kteří budou obsluhovat vaší telefonní linku je zde opět možnost využití home office. Jedná se o pohodlnější alternativu pro dispečera a úspornější alternativu pro vás. Obecně tedy platí že vlastní firemní prostory stojí za to zvažovat až ve chvíli kdy vaše podnikání přeroste do takové úrovně, že budete potřebovat několik operátorů ve stejnou chvíli pro odbavování poptávky.
Podnikatel i firma musí mít tzv. sídlo – jedná se ovšem zejména o korespondenční adresu. Podnikatelé mají zpravidla sídlo navázané na trvalém bydlišti. Začínající firmy mohou také sídlit v bydlišti majitele. Pokud jste ovšem v nájmu, budete potřebovat souhlas pronajímatele bytu.
Plátcovství DPH
DPH jsme se věnovali již dříve a proto toto téma zhrneme zkráceně – obecně platí že DPH je pro taxislužby nevýhodné, a je vhodné se mu vyhnout, pokud nepřekračujete hranici povinné registrace (2 000 000 Kč obratu ročně). DPH je nevýhodné, protože taxislužby většinou obchodují s neplátci. Naopak v nákladech nemáte moc položek ze kterých by šlo DPH vrátit. Budete tak s největší pravděpodobností na DPH v mínusu.
Pokud víte že jste jen těsně nad hranici povinného plátcovství může být někdy výhodnější mírně zlevnit služby poskytované řidičům tak abyste se drželi pod hranicí povinné registrace k DPH. Plátcovstvím by jste přišli o víc.
Telefonní linky
Pokud budete provozovat telefonický dispečink potřebujete samozřejmě telefon na kterém budete objednávky přijímat. Doporučujeme využít služeb elektronické ústředny – velmi dostupná je například služba Odorik.cz. Ústředna umožňuje pokročilé funkce jako například nahrávání hovorů na zákaznickou linku, uvítací hlášku pro volající zákazníky, přesměrovávání hovorů mezi řidiči/dispečery pomocí webové aplikace, odbavování hovorů z počítače a podobně. Je také nezbytná pokud chcete přijímat více hovorů ve stejnou chvíli – například proto že máte dva dispečery. Cena je variabilní – od dostupných služeb typu Odorik, kde se pohybuje v řádech stokorun měsíčně až po komplexnější služby typu Daktela, které mohou stát až několik tisíc korun měsíčně.
Na přijímání hovorů lze využít klasický mobilní telefon, nicméně v kancelářském prostředí bývá lepší využít aplikaci (například MicroSIP) v počítači spolu se sluchátky s mikrofonem. V praxi se také u menších taxislužeb často setkáte s režimem, kdy objednávky odbavuje řidič na služebním telefonu přímo z auta.
Pokud se rozhodnete použít ústřednu od Odoriku a využíváte naší aplikaci Taxinity je možné aktivovat funkci, která v rámci objednávkového formuláře automaticky načítá telefonní číslo volajícího zákazníka a jeho historii. Pro aktivaci funkce nás kontaktujte.
Pozor: Při využití nahrávání hovoru jste povinní volajícího na nahrávání upozornit. Vhodné například je zahrnout tuto informaci do uvítací hlášky – Dobrý den, dovolali jste se do taxislužby XYZ, dovolujeme si vás upozornit, že hovory jsou nahrávány
Objednávkový systém
Provozování taxislužby v 21. století vyžaduje držet krok s dobou. Zákazníci dnes často preferují elektronickou formu objednávání, případně další komfortní funkce jako informace o stavu objednávky do telefonu. Objednávkový systém může navíc nabídnout i hodně funkcí které pomohou vašim řidičům a dispečerům. Dnes již standardem je řidičská aplikace do mobilního telefonu, která umožňuje odbavovat objednávky elektronicky a usnadňuje komunikaci s dispečerem.
Dispečeři pak ocení možnost sledovat řidiče pomocí GPS, případně komplexnější funkce evidence zákazníků. Některé moderní aplikace také nabízejí pokročilé automatizační funkce, jako například kalkulace ceny jízdného, nebo automatické předávání objednávek nejvhodnějšímu řidiči. Pro vás jakožto provozovatele dispečinku pak objednávkové systémy nabízí pohodlný přehled odbavených jízd, a usnadňují například provedení vyúčtování služeb řidičům.
Zákaznická aplikace
Jak jsme již zmínili zákazníci dnes požadují možnost objednávat přepravu elektronicky. Často je také vyžadována informace o ceně přepravy předem. Pro elektronické objednávky je tedy ideální používat režim smluvní přepravy, kdy není potřeba taxametr a doklad chodí zákazníkovi automaticky emailem.
Z hlediska aplikací existují dva možné přístupy. Většina komerčně dostupných aplikací funguje tak, že provozovatelem aplikace a tedy zprostředkovatelem přepravy je váš dispečink – dodavatel vám pouze zajistí umístění aplikace na internet. Pokud jízdy přes takovou aplikaci předáváte třetím stranám (například řidičům živnostníkům kteří pro vás jezdí) jste povinni hlásit jejich tržby finančnímu úřadu jednou ročně v rámci hlášení DAC-7.
Pozor: Nařízení DAC-7 bylo původně cíleno na velké alternativní taxislužby, nicméně bohužel nemá výjimku pro malé firmy. Jedná se navíc o povinnost jejíž nesplnění může být trestáno likvidačními pokutami.
Některé aplikace ovšem fungují tak, že roli zprostředkovatele na sebe bere přímo provozovatel aplikace. To sice znamená drobná omezení (zprostředkovatel například vyžaduje ověření vozidel a řidičů), nicméně zbavíte se náročné administrativy spojené s DAC-7. Máte navíc větší jistotu, že řidiči co pro vás pracují mají vozidlo v evidenci a platný průkaz řidiče. Příkladem takové aplikace je naše Taxinity.
Marketing
Při provozování dispečinku je již nutné řešit marketing a shánění klientů. Možností je téměř neomezeně (ostatně marketing je odvětví samo o sobě), nicméně zmíníme zde několik klasických metod.
Kontaktní reklama
Za nás jedna z nejúčinnějších metod propagace je reklama v místech kde se zákazníci nacházejí. Spolupráce s hotely, restauracemi, bary či kulturními středisky může vaší taxislužbě přinést mnoho klientů. Nevýhodou ovšem je že často potřebujete jít „po známosti“. V praxi je také běžná výměnná inzerce nebo forma protislužby. Setkali jsme se například s tím, že taxislužba dává slevu na jízdné pro personál restaurace, který na oplátku taxislužbu doporučuje.
Tištěná reklama
Tištěná reklama může být účinná, nicméně počítejte s vyšším nákladem zejména na roznos letáků. Naopak plakáty či billboardy jsou jednodušší na zařízení (většina firem provozujících reklamní plochy vše řeší za vás), ale jsou dražší na pronájem. Obecně ale platí, že je tato forma inzerce spíš na ústupu, a spíš je vhodná jako doplněk kontaktní reklamy – například formou různých držáků vizitek s malým reklamním plakátem.
Specifickou kategorií jsou pak právě vizitky. Ty zcela určitě doporučujeme. Umožní vám poskytnout snadný kontakt pro případné objednávky z ulice, a dají se použít i v rámci kontaktní reklamy. Na internetu se navíc dají pořídit v perfektní kvalitě za pár korun.
Internetová reklama
Internetová reklama může být velmi účinná, nicméně záleží na množství času které chcete věnovat její tvorbě. Ideální je forma partnerství s tvůrci internetového obsahu ve vaší lokalitě, případně je možné takový obsah vytvářet i sám. Vhodnou internetovou reklamou je také dobře vytvořený web, který by měl zahrnovat výhody vaší společnosti a platný ceník. Je také dobré nabídnout možnost elektronické objednávky.
Samostatnou kategorií je potom placená internetová reklama, například pomocí služeb typu Google Ads. Tento typ inzerce může být účinný, když cílíte na slova jako „Taxi Praha“, ovšem nevýhodou je často extrémně vysoká cena za proklik, která mnohdy přesahuje váš zisk ze samotné přepravy.
Taxinity
Na závěr nám dovolte představit náš produkt. Aplikace Taxinity je cílena právě na malé a střední taxislužby. Aplikace nabízí všechny komfortní funkce, které dispečer potřebuje v přehledném webovém rozhraní. Velkou výhodou aplikace Taxinity je také cena a platební model – na rozdíl od konkurence vám službu nezdražujeme jen proto, že potřebujete přidat další vozidlo nebo řidiče.
Volitelně také nabízíme pokročilé dispečerské funkce. Příkladem může být automatické řazení objednávek, kalkulace ceny, nebo chatová komunikace s řidiči napojená přímo na řidičskou aplikaci. Chování aplikace lze také do velké míry přizpůsobit na míru vašemu podnikání, stačí požádat naší podporu.
Zákaznická aplikace Taxinity funguje v režimu, kdy my jsme zprostředkovatelem. Účtujeme si výrazně nižší provize než velké alternativní taxislužby a neklademe nepřiměřená omezení na cenu přepravy nebo dojezdové vzdálenosti. Chování aplikace máte tak zcela pod kontrolou. Větší firmy potom může zaujmout možnost využít webový objednávkový formulář. Ten si můžete umístit například na vaše webové stránky nebo ho předat firemním klientům.
Pokud vás naše aplikace zaujala nabízíme možnost bezplatného vyzkoušení. Samozřejmostí je také zaškolení vašich dispečerů a řidičů na provoz s novou aplikací. Po celou dobu používání vám je k dispozici naše podpora, která se individuálně věnuje vašim požadavkům. Pro sjednání ukázky nás kontaktujte telefonicky nebo pomocí formuláře níže,
Taxinity:dispečink
Zvyšte efektivitu své taxislužby
Modernizujte svůj dispečink se systémem, který byl navržen speciálně pro potřeby taxikářů a pomáhá zvýšit výkon při současném snížení provozních nákladů.
